Après une disparition et une fois la succession cloturée, la famille a souvent tendance à vider les placards et se débarrasser de tous les papiers du défunt. C'est pourtant une erreur et certains documents doivent être conservés plusieurs années, notamment les documents relatifs aux impôts et au versement de prestations sociales, qui peuvent faire l'objet de recouvrement jusqu'à 5 ans après le décès, mais pas que. Faisons un tour d'horizon.
Déclaration des revenus et avis d'imposition sur le revenu : à consever 4 ans (année en cours + pendant 3 années après le décès)
Impôts locaux - habitation, foncier : à conserver 3 ans
Bulletin de paiement de la pension de retraite : conservation sans limite de temps, c'est un élément important pour le calcul des droits à la pension de reversion
Notes de frais : à conserver 3 années si le défunt était aux frais réels.
Chèques à encaisser: peuvent être conservés 1 an et 8 jours à partir de leur émission. Passé ce délai, le chèque ne peut plus être encaissé mais la dette reste due
Contrats de prêt dont immobilier et de consommation : à conserver durant 2 ans. À partir de la dernière échéance
Relevés de compte, talons de chèque5 ansUn débit franduleux peut être contesté dans les 13 mois
Contrats : à conserver jusqu'à échéance du contrat + 2 ans
Preuves de réglement, résiliations ou d'échéances : à conserver 2 ans après la date de réglement
Assurances-vie : à conserver 10 années. Ce délai s'applique dès que vous avez connaissance du contrat en votre faveur
Titres de propriété : à consever, sans limite de durée
Factures d'eau, d'électricité et de gaz : à conserver 4 ans (fourn isseurs publics) ou 2 ans (fournisseurs privés)
Facture de téléphone et internet : à conserver 1 an
Charges de copropriété, correspondances avec le syndic, procès verbaux d'assemblées générales : à conserver 5 ans
Contrats de location, états des lieux, quittances de loyer, inventaire du mobilier pour les locations meublées : durée de la location + 3 années
Preuve de restitution de matériel (box internet-tv) : à conserver 2 années après la restitution
Justificatifs pour travaux : à conserver 10 ans pour le gros peuvre, 2 ans pour des petits travaux.
Attestations d'entretien de chaudière : à conserver 2 ans
Justificatifs de revision de loyer : période de location + 1 année
Justificatifs d'une aide personnalisée au logement : à conserver 2 ans
Livret de famille, Acte d'état civil, Jugement de divorce, Contrat de mariage, Acte de reconnaissance d'un enfant : conservation sans limite de temps
Versements des allocations familiales : à conserver 5 ans
Diplômes : à conserver sans limite de temps
Attestations de remboursement Sécu : à conserver 2 ans
Mutuelles. Remboursements, aides : dépend des organismes, 2 ans est une bonne pratique
Versement d'indemnités journalières : jusqu'à la liquidation des droits à la retraite
Le risque ici est qu'un organisme social ou le fisc (en raison des réductions fiscales) ne vienne demander un remboursement de certaines sommes, ou que le salarié ne se retourne contre l'employeur même en cas de décès de celui-ci, auquel cas ce sont les héritiers qui pourraient avoir à assumer les dommages.
Contrat de travail du salarié : à conserver 5 ans
Bulletins de paie : à conserver 5 ans
Décompte des horaires du salarié : à conserver 1 an
Documents relatifs aux charges sociales : à conserver 3 ans
Attestations fiscales : à conserver 3 ans
Solde de tout compte : à conserver 3 ans
PV - amende forfaitaire : à conserver 3 ans
Factures - achat, réparation - tant que vous disposez du véhicule, 2 ans de plus après une éventuelle revente.
Certificat de cession du véhicule : à conserver sans limite de temps, ne seait-ce que pour vosu protéger en cas de litige ultérieur.
La durée de conservation des documents et pièces justificatives d'un défunt varie beaucoup selon sa nature et l'organisme émetteur. Une bonne approche est de mettre à part tous les papiers qui doivent être conservés de façon permanente (titres de propriété et tous les actes d'Etat Civil au sens large) ou pour une durée de 10 ans (assurance-vie, justificatifs de travaux) et de conserver séparemment tous les autres au même endroit pour une durée de 5 ans. Passé cette période, vous pouvez vous séparer de l'ensemble du deuxième carton, sans risque et sans devoir tout repasser en revue.